• 制度規范/ System standard

    專注后勤管理服務/為人民服務

    • 后勤服務管理辦法

  • 第一章 總則
    第1條 為加強后勤服務管理,規范服務行為,明確服務范圍,提高服務效率,特制訂本辦法。
    第2條 本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機票預訂、員工名片印制、禮品購置與分發等管理。
    第3條 主要職責。
    1.集團領導:負責后勤服務項目與范圍的確定,以及大額費用開支的審批。
    2.集團行政管理中心:作為后勤服務歸口管理部門,負責提供具體服務。
    3.集團財務管理中心:負責相關費用的審核、審批與報銷。
    第二章 信件收發管理
    第4條 本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經快遞公司送達本公司或本公司外發的普通信件、掛號信件、包裹、快遞、報刊雜志、廣告宣傳資料等。
    第5條 信件的簽收。
    1.前臺負責每日收取報刊雜志及信箋,掛號信件、包裹、快遞等重要信件應做好登記。
    2.郵遞員送來的信件,前臺要檢查有無開封、損壞的函件,如有開封、損壞函件,必須讓函件接收部門(或本人)派人查收。函件接收部門(或本人)不派人或不收函件按信件退回處理。
    3.需到郵局領取的函件,由部門負責到郵局領取。
    第6條 信件的分發。前臺收到報紙、期刊和信件后,先分類登記(見附件1《信件簽收登記表》)后分發,每天整理一次報刊雜志、信件、包裹等資料,分類進行存放。集團高管報刊雜志信箋由前臺當天分發,其他部門應及時到前臺領取。如有掛號信或快遞等重要信件應及時通知收件人。
    第7條 收到信件、報刊后須及時分發,不得積壓,不得造成信件延誤或遺失。
    第8條 信件的發送。
    1.因工作需要,需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者,必須先填寫《信件發送審核表》(詳見附件2),須經部門負責人、行政管理中心主任簽字確認,并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺,由前臺統一安排郵寄。
    2.未經登記或需郵寄的信件無部門負責人簽字者,前臺可拒絕受理,如需郵寄郵費自付。
    3.如收件人等信息不清楚或不完整,前臺有權要求當事人將資料完善,對于無故拒不按要求填寫,且經前臺要求無效者,前臺有權拒發該信件,并將情況報該部門負責人處理。
    4.前臺要認真在《信件發送登記表》(詳見附件3)上進行登記,郵寄后有義務向寄件人告知快遞單號等信息,郵件的后續跟蹤由寄件人自行負責。
    5.寄送文件、資料、貨物等郵件貨品,原則上通過公司指定的承運單位(郵局、EMS、順豐速遞、中通郵件、申通郵件)進行郵寄,如有特殊情況需通過公司指定外的承運單位寄送,必須經行政管理中心主任審批方可生效。
    6.前臺要保留好每次郵寄的存根,以備查驗核對。
    7.前臺每月做一次信件發送匯總表報行政管理中心主任核實后交財務管理中心處理郵寄費用的問題。
    第9條 違規寄件處罰。若出現部門負責人或者前臺把關不嚴,導致出現快遞私用情況的發生,一次性給予責任人當次快遞費5倍罰款,同時給予寄件人當次快遞費10倍罰款,罰款從當月工資里扣除。
    第10條 工作快遞的寄送。
    1.寄送范圍。公司員工因工作需要,均可申請寄送工作快遞。
    2.工作快遞寄送的審批。填寫《信件發送審核表》→部門負責人簽字→行政管理中心主任簽字→到前臺領取快遞單→項目填寫清楚后交給前臺寄送(特殊情況下可委托前臺代為填寫)。
    3.工作快遞寄送的原則。
    ①請各部門負責人在工作快遞審批時嚴格把關,嚴格區分工作快遞和私人快遞,杜絕以工作的名義寄送私人快遞。
    ②區域公司在集團寄送快遞,由相關歸口單位負責人審批(如區域公司經營部由集團經營管理中心歸口審批),費用按年度報集團財務結算。
    ③工作快遞請寫明收件單位名稱和聯系方式備查。
    ④私人快遞由前臺聯系快遞公司上門取件,不得要求前臺外出到郵局寄送私人快遞。
    ⑤前臺接到快件后應及時電話通知快遞公司人員安排取件并留存底單以便查詢。
    第三章 機票預訂管理
    第11條 職責說明。
    1.出差申請人:按《員工出差管理辦法》填寫《因公出差審批表》,需乘飛機的,出差申請人可先在網上查詢機票信息,或向公司前臺查詢機票信息。
    2.行政管理中心:經出差申請人分管領導審批后,行政管理中心可接受機票預訂申請。
    3.分管領導:審核出差人乘坐飛機必要性。
    第12條 審批程序。
    1.審批權限依次為:出差申請人→部門負責人→部門分管領導→總裁審批→行政管理中心備案。
    2.集團公司董事長、總裁、副總裁可直接通知前臺訂購機票,但須由秘書或者本人填寫訂票申請單。
    第13條 預訂標準。
    1.國內乘坐火車在10小時內能到達出差目的地的,原則上不受理機票預訂。
    2.普通員工因公出差,特殊情況經審批后方可預訂機票。
    3.有開通夕發朝至列車的出差地點不得訂購機票。
    第14條 費用。
    1.所有機票,由前臺憑《出差申請表》統一報銷月結款項。
    2.機票預訂后,無特殊原因一律不得改簽或退票。因公不能按時出行,需注明原因,重新填寫《出差申請表》預訂;因私造成的改簽或退票費用,由出差申請人全部承擔。
    第四章 名片印制與使用管理
    第15條 名片印制。
    1.行政管理中心統一負責對外印制名片的印刷業務。
    2.原則上公司員工需轉正后方可印制名片,新員工或名片使用完者,應先填寫《名片印刷申請單》(詳見附件4),部門負責人簽字同意并經過分管副總審批后方可交由行政管理中心負責印制。
    3.名片印制申請人每月10日前統一到行政管理中心登記,并在《名片印刷申請單》上明確標示個人信息,包括姓名、職務、聯系電話等。如遇特殊情況急需用名片則提前3日通知行政管理中心。
    4.名片印制到位后,領取人到行政管理中心對名片信息進行核對,確認無誤后在《名片領用登記表》(詳見附件5)中簽字。
    5.行政管理中心對印制名片應留底存檔。
    第16條 名片配給數量控制。行政管理中心有責任定期檢查、收集各部門名片需求,將相關信息統計。印制數量單位:1盒/人/次(100張)。
    1.管理人員:經理及以上級別的管理人員,印制數量:3盒/人/次,備用數量:2盒/人/次。
    2.正式員工:2盒/人/次,備用數量:1盒/人/次。
    3.如遇大型展會、研討會、客戶尋訪等名片大量消耗的情況,要提前準備,數量根據實際需要情況具體對待(提前3天提出印制名片申請)。
    第17條 名片備用保管及保留。
    1.每位員工不同時期不同版本的名片,行政管理中心要保留一張以備查。
    2.每位員工備用的名片由行政管理中心統一保管,員工需要時到行政管理中心領用,行政管理中心根據庫存情況定期檢查備用名片并及時印制新名片。
    3.名片更新:名片中信息發生變化時,需立即更新印制新的名片。
    第18條 名片使用。
    1.名片使用須恰到好處,不可像撒傳單般濫用,合理掌握使用范圍。
    2.掌握名片遞送禮儀和交換規則。
    3.員工在業務交往過程中收到的公務、客戶名片屬公司客戶資料,須在公司內共同使用,不得占為己有。
    3.任何人不得私自印制公司名片,不得隨意改變公司的名片設計樣式、排版等,違者按照1元/張乘以印制名片的數量進行懲處。
    第19條 名片作廢及處理。
    1.員工因升職、調職、離職等原因,原版本名片不得繼續使用,剩余名片所屬部門負責人收回并銷毀。
    2.名片信息已更新,舊名片由所在部門負責人收回作銷毀處理。
    第20條 費用核算。每月底,行政管理中心按部門實際印刷名片數量,按部門進行費用分攤,并將結果通知相關部門。
    第五章 禮品購置與分發
    第21條 本章所稱禮品指:經公司批準,由集團行政管理中心直接批量購置或定制的專門用于對外公關工作或業務交往,以公司名義向有關單位、個人饋贈發送的紀念物品以及作為公司員工福利的禮品。
    第22條 禮品的購置。
    1.禮品集中采購:每年12月份集團行政管理中心組織集團及各區域公司申報禮品采購計劃,根據集團、各區域公司對禮品的需求計劃,綜合集團高管及各區域公司高管對禮品的要求,由集團行政管理中心和人力資源中心擬定“全年禮品集中制作或采購方案”,包括:設計理念、圖樣(效果圖),所用材料、規格、單價、數量等,經集團總裁審批由集團行政管理中心、人力資源中心與財務管理中心三方人員組成招標工作組,在集團招標工作小組(由公司高管擔任組長)的領導下進行招標制作和采購工作。
    2.采購的禮品應與集團的市場地位及企業文化相符合,達到提升集團對外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈,要體現集團的特色。送給來訪與外國客人的禮物,交流時,還要能體現中國的特色。
    3.禮品采購原則。
    ①貨真價實原則:價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。
    ②集體采購原則:參與采購人員不得低于3人。
    ③集中制作原則:年度計劃、專業設計、集中制作和采購。
    4.福利禮品采購:集團人力資源中心根據實際需要填寫《禮品采購申請單》(詳見附件6)交由行政管理中心統一進行采購,注明禮品名稱、數量、預計單價(有無預算)、計劃到貨日期。預計總金額超過10000元人民幣的要報財務總監、集團總裁審批。
    5.接待禮品采購:
    ①集團各部門因業務需要領用禮品的,原則上領用公司庫存禮品,如果庫存禮品不能滿足需要,審批后采購金額在3000元以內的,則根據《禮品采購申請單》審批的內容,由行政管理中心負責組織采購,或者在審批授權后由使用單位、使用者自行采購;采購金額在3000—50000元的,由集團行政管理中心、人力資源中心與財務管理中心一同采購。
    ②針對公司重要客戶,由集團行政管理中心批準或高管安排緊急的重要禮品采購,按照《禮品采購申請單》經過審批后由行政管理中心負責采購落實,采購人員必須在3人以上。
    第23條 禮品的保管。
    1.原則上各類禮品均由集團行政管理中心后勤管理員進行保管。
    2.后勤管理員在禮品購置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時,由經辦人填寫物品的入庫清單,后勤管理員根據入庫清單驗貨,認真檢查質量并清點數量,確認無誤后在入庫清單中簽字確認,并提交集團行政管理中心主任復核。入庫清單包括入庫品種、入庫數量、入庫金額、經辦人、入庫時間等(詳見附件7)。
    3.后勤管理員每月末對禮品庫進行清點對賬,每季度對禮品庫進行全面盤點清點,并填寫年度禮品庫入庫臺賬(詳見附件8)和年度禮品庫出庫臺賬(詳見附件9),報集團行政管理中心主任。在禮品數量不足時應及時向集團行政管理中心主任報告,及時提出制作補充禮品的需求。
    4.禮品入庫、出庫應如數登記,注明領用人、領用用途、數量和金額,并如實填寫禮品庫出庫臺賬,做到賬物相符。如因主觀原因出現賬物不符的則按照物品同等價格進行賠償,并做出書面檢查。
    5.后勤管理員換崗或離崗時,應將賬物盤點清楚后隨入庫單、入庫臺賬、出庫臺賬一并移交下一任專管人員。
    6.后勤管理員其職責是負責保管,未經公司領導批準,不得發放。后勤管理員因其他原因不在時,應由集團行政管理中心主任或由其安排其他人員代管,在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物,以免出現賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責的,出現賬物不符的由代管人員直接承擔經濟責任。如集團后勤管理員因其他原因不在時,未經授權的其他人員擅自代管出現賬物不符的,由其本人直接承擔經濟責任。
    第24條 禮品的領取與分發。
    1.禮品的領取和分發必須填寫禮品領用審批單(詳見附件10),禮品領用時需填寫禮品領用登記表(詳見附件11),由集團行政管理中心統一發放。
    2.接待禮品的贈送。
    ①贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜;多人場合,要注意區分受贈人的不同職位,考慮選擇不同檔次、品種的禮品;重復贈送時,注意花樣品種的更換。
    ②避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中,要避免公司或部門多頭贈送現象;或其相反,遺漏重要賓客。禮品使用單位和行政管理中心注意把關,防止此類事情發生。
    ③普通禮品贈送,目的是加強與賓客的溝通,給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時,注意了解授贈人的個性特點,講究品位、格調,采取不同方式,做到既不鋪張浪費,又能收到實效。
    第25條 禮品的費用分攤。
    1.行政管理中心在每月末將禮品支出明細表發到財務管理中心,財務管理中心將各部門發生的費用支出計入本部門費用。
    2.各部門所領用禮品有剩余時,不得私自占用,需退回行政管理中心,行政管理中心重新入庫,退回禮品費用不再計入各部門。
    第六章 附則
    第26條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
    第27條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。
    第28條 附件:(1)信件簽收登記表;(2)信件發送審核表;(3)信件發送登記表;(4)名片印刷申請單;(5)名片領用登記表;(6)禮品采購申請單;(7)禮品庫入庫清單;(8)年度禮品庫入庫臺賬;(9)年度禮品庫出庫臺賬;(10)禮品領用審批單;(11)禮品領用登記表。

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